거래처 품번을 내부 품번으로 자동 매칭하는 방법
거래처 주문서에는 거래처가 쓰는 품번이 있고, 회사 ERP에는 내부 품번이 따로 있는 경우가 많습니다. 매번 검색창에 품번을 넣고 내부 코드를 찾아 바꾸는 작업은 단순하지만, 발주량이 늘수록 시간이 많이 들고 오입력 위험도 커집니다.
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주문서와 품번 매핑표 Excel을 함께 넣으면 매칭 완료·미매칭·충돌 항목을 자동 분리합니다.
품번 자동 매칭은 단순 VLOOKUP보다 한 단계 더 필요합니다
거래처 품번과 내부 품번이 항상 1:1로 정확히 대응한다면 엑셀 함수만으로도 충분합니다. 하지만 실제로는 공백·하이픈·접미사·거래처별 별칭·구형 코드 때문에 같은 품목이 여러 표기로 들어오는 경우가 있습니다. 그래서 자동화에서는 정규화 → 정확 일치 → 과거 매칭 → 예외 검토 순서로 처리하는 편이 안전합니다.
1. 먼저 품번 형식을 정규화합니다
- 앞뒤 공백 제거
- 대소문자 통일
- 하이픈·공백 사용 규칙 통일
- 불필요한 접두·접미사 제거 여부 확인
- 숫자 0과 영문 O처럼 혼동되는 문자는 자동수정하지 않고 별도 검토
2. 거래처별 매핑 사전을 만듭니다
예를 들어 거래처 A의 6204ZZ가 내부 ERP의 BRG-6204-ZZ라면 거래처명, 거래처 품번, 내부 품번을 하나의 매핑 테이블에 저장합니다. 다음 주문부터 같은 조합은 자동으로 연결할 수 있습니다.
3. 신규 품번은 자동으로 확정하지 않습니다
처음 보는 품번이나 여러 내부 품번과 비슷하게 매칭되는 값은 자동 확정하지 않고 검토 필요로 분리해야 합니다. 담당자가 한 번 확정한 결과는 다음부터 재사용하도록 하면 시간이 갈수록 자동 매칭률이 올라갑니다.
품번 매칭 자동화가 특히 잘 맞는 경우
- 거래처가 3곳 이상이고 각자 다른 품번 체계를 쓴다.
- 내부 ERP 품번으로 다시 바꿔 입력한다.
- 같은 품목이 반복 주문된다.
- 신규 품번만 사람이 확인하면 되는 구조다.
- 품번 오류가 출고·발주 오류로 이어질 수 있다.
상품명과 코드를 먼저 정리하려면 품목명·상품코드 표준화 도구를 활용할 수 있습니다. 실제 매핑을 바로 시험하려면 거래처 품번 자동 매핑 도구를 사용하세요.
발주서 추출부터 ERP 업로드까지 이어지는 전체 구조는 발주·구매 업무 자동화 허브와 기업 업무 자동화 허브에서 확인할 수 있습니다.