이메일 발주서 자동 처리, 첨부파일부터 ERP용 데이터까지 연결하는 방법
거래처가 이메일로 PDF·Excel 발주서를 보내면 담당자는 메일을 열고, 첨부파일을 저장하고, 내용을 확인한 뒤 내부 품번과 수량을 맞춰 ERP에 다시 입력합니다. 이 흐름이 하루에도 여러 번 반복된다면 자동화 효과가 큰 구간입니다.
이메일 자동화는 메일을 읽는 것보다 이후 흐름이 중요합니다
단순히 첨부파일을 자동 저장하는 것만으로는 절감효과가 크지 않습니다. 실제 시간은 첨부파일 분류 → 필요한 값 추출 → 품번 매칭 → 검증 → ERP 업로드 파일 생성에서 많이 쓰입니다.
1. 발주 메일만 먼저 분류합니다
발신자, 제목 규칙, 첨부파일 확장자 등을 기준으로 발주 관련 메일을 구분합니다. 처음부터 모든 메일을 자동 처리하지 말고 특정 거래처나 명확한 제목 규칙이 있는 메일부터 시작하는 편이 안전합니다.
2. 첨부파일을 표준 데이터로 바꿉니다
PDF와 Excel은 읽는 방식이 다르지만 최종적으로는 거래처, 발주번호, 발주일, 품번, 품명, 수량, 단가, 납기 같은 동일한 내부 필드로 정리해야 합니다. 스캔 PDF는 OCR 오인식 가능성이 있으므로 별도 검증 규칙이 필요합니다.
3. 품번은 과거 매핑을 재사용합니다
거래처 품번과 내부 ERP 품번이 다르면 매번 사람이 검색하지 않도록 매핑 사전을 사용합니다. 기존에 확정된 조합은 자동 적용하고 처음 보는 품번만 담당자 검토 대상으로 분리합니다.
4. ERP 입력 전에 예외를 걸러냅니다
- 발주번호 중복
- 품번 미매칭
- 수량이 숫자가 아닌 경우
- 과거 범위와 크게 다른 단가
- 필수 납기·거래처 정보 누락
이런 항목만 검토 대상으로 남기고 정상건은 ERP 업로드용 Excel·CSV로 넘기는 구조가 가장 관리하기 쉽습니다.
처음부터 완전 자동 입력하지 않아도 됩니다
초기 단계에서는 메일 수신부터 ERP 등록까지 전부 자동으로 만들 필요가 없습니다. 먼저 이메일 첨부파일 → 표준 Excel/CSV 생성까지만 자동화해도 반복 입력을 상당 부분 줄일 수 있습니다. 정확도가 검증된 뒤 다음 단계를 확장하면 됩니다.
PDF 발주서 구조가 궁금하다면 PDF 발주서 Excel 변환 가이드를 함께 확인하세요.
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