발주서 ERP 자동 입력, 가장 먼저 자동화해야 할 5단계
ERP를 사용하면서도 거래처 발주서를 직원이 다시 입력하는 경우가 많습니다. ERP 자체보다 ERP 밖에서 들어오는 문서의 양식이 제각각인 것이 원인인 경우가 많습니다.
바로 시험해볼 수 있는 3단 무료도구 체인
① 발주서 → 표준 Excel → ② 거래처 품번 → 내부 품번 → ③ ERP 업로드 양식으로 변환
1. 현재 작업 순서를 그대로 적습니다
이메일 확인 → PDF 열기 → 품번 확인 → Excel 복사 → 내부 품번 검색 → ERP 입력 → 원본 재확인처럼 실제 작업흐름부터 분해합니다.
2. 거래처 문서를 표준 데이터로 바꿉니다
서로 다른 문서를 거래처·발주번호·품번·수량·단가 같은 동일한 내부 필드로 바꿉니다. 실제 파일로 시험하려면 발주서 → Excel 표준 변환기를 사용할 수 있습니다.
3. 내부 품목 Master와 연결합니다
가장 위험한 오류는 잘못된 품목에 수량이 들어가는 것입니다. 과거 매칭 이력과 거래처별 코드 변환표를 활용하고 애매한 항목은 자동 입력하지 않습니다. 거래처 품번 자동 매핑 도구는 미매칭·충돌 항목만 검토 대상으로 분리합니다.
4. ERP 입력 전에 검증합니다
- 필수 품번 누락 여부
- 수량이 숫자인지
- 처음 등장한 품목인지
- 단가가 과거 범위와 크게 다른지
- 같은 발주번호가 중복인지
5. 처음에는 ERP 업로드 파일부터 만듭니다
API나 화면 자동입력보다 기존 ERP가 지원하는 Excel/CSV 대량 업로드 양식으로 변환하는 방식부터 시작하면 도입 난도를 낮출 수 있습니다.
→ ERP 업로드용 Excel 열 매핑 변환기 무료로 사용하기
원본 Excel·CSV와 ERP 공식 업로드 양식을 함께 넣고 ERP 열 순서로 새 Excel·CSV를 만들 수 있습니다.
발주·구매 도구를 한 번에 보려면 발주·구매 업무 자동화 허브, 전체 기업 업무자동화 흐름은 기업 업무 자동화 허브에서 확인할 수 있습니다.