발주서 자동화 프로그램, 어디까지 자동으로 처리할 수 있을까?
발주서 자동화는 하나의 기능이 아니라 여러 단계가 이어진 업무입니다. 이메일 첨부파일을 받는 단계, 필요한 값을 읽는 단계, 회사 품번으로 바꾸는 단계, ERP용 파일을 만드는 단계의 난이도가 각각 다릅니다.
1. 발주서 파일 수집
이메일, 공유폴더, Excel 등 반복되는 입력경로에서 문서를 모읍니다.
2. 필드 추출
거래처·발주번호·품번·수량·단가·납기 등 필요한 데이터만 구조화합니다.
3. 품번 자동 매칭
거래처의 ‘6204ZZ’와 회사 ERP의 ‘BRG-6204-ZZ’처럼 서로 다른 코드를 매핑합니다. 새 품번이나 애매한 경우만 담당자에게 검토 대상으로 보여주는 구조가 좋습니다.
4. 예외 검토
수량 급변, 처음 등장한 품목, 중복 발주 같은 위험 신호를 분리합니다. 자동화의 목표는 사람을 완전히 없애는 것이 아니라 정상건은 통과시키고 예외만 사람이 보는 것입니다.
5. ERP용 데이터 출력
초기에는 ERP API 직접입력보다 Excel/CSV 업로드 파일을 자동 생성하는 방식부터 검증하는 것이 유지관리 측면에서 유리합니다.
발주서뿐 아니라 Excel·PDF·주문서·ERP 입력까지 전체 업무 흐름을 어떻게 줄이는지 보고 싶다면 기업 업무 자동화 허브에서 전체 구조를 확인하세요.