렌탈 자산 계약만료·미반납·A/S 검증기

렌탈업에서 Excel이 꼬이기 쉬운 지점

자산대장에는 장비 상태가 있고, 계약파일에는 고객과 종료일이 있으며, A/S 파일에는 수리 진행상태가 따로 남습니다. 세 파일이 따로 움직이면 계약이 끝났는데 회수가 안 된 장비, 수리센터에 오래 머문 장비, 같은 자산의 중복 활성계약을 놓치기 쉽습니다.

이 도구의 판단 순서

1. 자산번호 또는 시리얼을 기준으로 자산대장과 계약을 연결합니다.
2. 계약 종료가 30일 안으로 들어오면 연장·회수 확인 대상으로 분류합니다.
3. 종료일이 지났지만 반납일이 없으면 미반납으로 분류합니다.
4. A/S 접수 후 14일 이상 종료되지 않은 건을 장기체류로 분류합니다.
5. 계약에는 있지만 자산대장에 없는 번호나 활성계약 충돌은 데이터 오류로 따로 남깁니다.

샘플 데이터로 결과를 확인하는 방법

파일을 준비하지 않아도 샘플 불러오기를 누른 뒤 검증 실행을 누르면 분류 기준을 확인할 수 있습니다. 현재 샘플은 자산 3개, 계약 3개, A/S 이력 1개로 구성되어 있으며 실행 날짜를 기준으로 상대 날짜가 자동 생성됩니다.

• AS-001 / CT-100: 계약 종료일이 오늘부터 10일 뒤라서 30일 내 만료로 분류됩니다.
• AS-002 / CT-101: 계약 종료일이 5일 지났고 반납일이 없어 미반납으로 분류됩니다.
• AS-003 / SN003: A/S 접수 후 20일 동안 종료일이 없어 A/S 장기로 분류됩니다.
• AS-999 / CT-102: 계약에는 있지만 자산대장에 없어 미등록 자산 오류로 분류됩니다.

따라서 샘플 실행 시 핵심 결과는 계약중 자산 2개, 30일 내 만료 1건, 미반납 1건, A/S 장기 1건, 데이터 오류 1건으로 확인할 수 있습니다.

실제 파일에서 필요한 열

자산대장은 자산번호 또는 시리얼 중 하나가 있어야 합니다. 모델명·상태·현재위치는 결과 확인용으로 함께 읽습니다. 계약목록도 자산번호 또는 시리얼이 필요하며, 계약번호·고객명·계약시작일·계약종료일·반납일·계약상태를 함께 사용할 수 있습니다. A/S 이력은 선택사항이며 자산번호 또는 시리얼과 접수일·종료일을 기준으로 장기체류 여부를 확인합니다.

결과가 이상할 때 먼저 확인할 것

• 자산번호 또는 시리얼 열을 찾지 못함: 열 제목이 자산번호, 자산ID, 관리번호, 시리얼, Serial, S/N 등으로 되어 있는지 확인합니다.
• 미등록 자산: 계약목록의 자산번호·시리얼이 자산대장에 실제로 존재하는지 확인합니다.
• 활성계약 충돌: 같은 자산에 반납일이 없고 종료·반납·해지·완료 상태가 아닌 계약이 두 건 이상 등록됐는지 확인합니다.
• A/S 장기: 접수일은 있지만 종료일이 없는 상태가 14일 이상 지속됐는지 확인합니다.
• 날짜가 인식되지 않음: 2026-09-24, 2026/09/24, 2026.09.24처럼 일반적인 날짜 형식인지 확인합니다.

검수는 우선조치 → 데이터오류 순서가 편합니다

실무에서는 먼저 우선조치 탭에서 30일 내 만료, 미반납, A/S 장기 건을 확인한 뒤 데이터오류 탭에서 미등록 자산, 자산번호·시리얼 중복, 활성계약 충돌을 확인하는 편이 빠릅니다. 처음 실제 파일을 적용할 때는 각 분류에서 3~5건 정도를 원본과 직접 대조한 뒤 반복 사용을 권합니다.

검증 결과는 우선조치 / 통합자산 / 데이터오류 시트가 포함된 Excel 파일로 내려받을 수 있습니다. 이 도구는 회수·연장·A/S 의사결정을 자동 확정하지 않고, 담당자가 확인해야 할 후보를 분리하는 보조 검수 도구입니다.

작은 파일럿으로 시작하는 이유

처음부터 렌탈 ERP 전체를 교체할 필요는 없습니다. 현재 쓰는 자산대장·계약목록·A/S 이력 1회분으로 누락 규칙과 다음 행동표가 제대로 만들어지는지 먼저 확인한 뒤, 반복 실행·회수 알림·청구 대사 등으로 넓히는 편이 안전합니다.

관련 반복업무 자동화

• 법인카드·영수증 대사 → 지출결의·ERP 전처리
• 시험검사 의뢰·진행·성적서 전달 검증기
• 무료 엑셀·업무자동화 도구 모음

현재 렌탈 파일로 자동화 가능성 확인하기 →